Jak zaplanować swój dzień ? Sprawdzony techniki

23 listopada, 2023

ZapiszZapisanoRemoved 0

Jak zaplanować swój dzień?

Każdy człowiek ma do dyspozycji dwadzieścia cztery godziny, nie mniej i nie więcej. Każdy. To, jak je zagospodarujesz, przełoży się nie tylko na Twoją efektywność, ale przede wszystkim odbije się na samopoczuciu. Zależy Ci na komforcie psychicznym, swojej skuteczności? Masz wysokie poczucie odpowiedzialności? Pora sięgnąć po zasady dobrej organizacji czasu.

Planowanie – Jak zaplanować swój dzień ?

Znasz ludzi, którym zawsze wystarcza czasu na wszystko, co by chcieli zrobić? Z pewnością nie znajdziesz ich wśród czytelników tego artykułu. Oni nie szukają wiedzy jak planować swój dzień. Jeżeli to czytasz, to znaczy, że chcesz uporządkować i poprawić „swoją wydajność” w kwestii dobrej organizacji dnia.

Może się zdziwisz, ale planowanie nie jest celem samym w sobie. Zawsze czemuś służy. Celem planowania dnia jest realizacja konkretnych zadań – tych, które musisz lub chcesz wykonać. Dysponując określonym czasem, tak rozkładasz zadania, by zająć się tym, co ważniejsze od innych rzeczy.

Czas goni!

Jeśli czytasz te słowa, to zapamiętaj absolutną podstawę udanego planowania dnia – unikaj „walki z czasem”. Doby nie rozciągniesz, więc jeśli potrzebujesz dodatkowej godziny, to musisz albo wcześniej pójść spać, albo obudzić się szybciej. W pracy masz nadmiar obowiązków? Możesz spróbować namówić szefa na zatrudnienie dodatkowych pracowników. Raczej nie poskutkuje. Zamiast spodziewać się cudów, zaakceptuj ograniczenia czasowe i poświęć chwilę na zapoznanie się ze sposobami organizacji i planowaniu.

Po pierwsze celowość

Zanim przejdziesz do planowania, określ swój dostępny czas i celowość zadań do wykonania. Święta zasada organizacji czasu – jeśli nie wiesz, co chcesz zrobić, to na pewno tego nie zrobisz. Mając do zrobienia ileś rzeczy, zastanów się po co je robisz i co ma z tego wyniknąć. Pomocne w tym może być przeanalizowanie przeszłości – na co poświęciło się za dużo lub za mało czasu? Czy rozłożyło się po równo czas na poszczególne sfery życia? Czy o czymś się nie zapomniało?

Po drugie priorytety

Ten krok rozpoczynamy od sporządzenia listy zadań do wykonania. Mając ją przed oczami określ, co z tej listy jest ważne, a co mniej istotne, co przedawnione, a co z krótkim terminem realizacji.

Możesz zaznaczyć bardzo ważne zadania z listy czerwonym kolorem i dodatkowo wyróżnić te, które są najpilniejsze. Tym zajmij się w pierwszej kolejności. Ale uwaga! Od razu załóż sobie, że raz na 2-3 dni będziesz potrzebował mniej więcej dwóch godzin, żeby ogarnąć bieżące problemy. Zawsze jakieś się pojawią. Rezerwa czasowa pomoże uniknąć niepotrzebnych frustracji.

Pamiętamy też o zasadzie Pareto, która mówi, że 20% działań przynosi 80% rezultatów. Czyli? Czyli to, że 80% Twoich działań przynosi zaledwie 20% rezultatów. Wybierz więc z listy te zadania, które szybko przełożą się na oczekiwane wyniki, a skreśl sprawy mało istotne. Tymi możesz się zająć później. Tylko uwierz mi, głowa jest bardziej skłonna wybierać to, co mało znaczące, bo jest to dla nas łatwiejsze, mniej wymagające i po prostu przyjemniejsze. Weź na to poprawkę selekcjonując zadania.

Po trzecie malutkie kroczki

Zadania rozbijamy na małe kroki. A tak w zasadzie to po co? A po to, by:

widzieć postęp pracy,
zminimalizować poczucie przytłoczenia wielkością celu i zadania,
skupić się tylko na określonym odcinku czasu i najbliższym kroku,
uświadomić sobie, co konkretnie muszę teraz zrobić.

Nic tak nie zniechęca, jak brak postępów i poczucie, że stoisz w miejscu. Zasada małych kroków do podstawowe narzędzie coachingowe w motywowaniu i poprawie skuteczności działania.

Strategia planowania – kalendarz

Najczęściej stosowana metoda rozplanowania dnia, tygodnia, miesiąca – wpisywanie do kalendarza. Każde „zadanie do zrobienia” zostaje zapisane na konkretny dzień, a nawet godzinę wykonania.

Plusem tego rozwiązania jest umieszczenie wszystkiego (dosłownie!) w jednym miejscu, minusem bywa nieczytelność tego rozwiązania. Czasem ciężko się połapać w tym gąszczu zapisów i często patrząc na kalendarz ma się nieodparte wrażenie wiecznego zapracowania. No i czasem zdarzają się pomyłki (Ups! To dzisiaj nie jest wtorek?).

Strategia planowania ryczałtowa

Uważana jest za skuteczniejszą, ale też bardziej wymagającą. Opiera się na twardym podziale obowiązków i traktowaniu kalendarza zgodnie z jego pierwotną funkcją. Wyszczególniamy zadania z grupy deadline, nadając im konkretne godziny. Upraszczamy w ten sposób i czynimy nasz kalendarz bardziej przejrzystym i szybszym w obsłudze.

Na początku dnia warto wpisać to wszystko co zdefiniowaliśmy jako pewne, z obowiązkową rezerwacją czasu na nieprzewidziane problemy. Nie zapominamy o wpisaniu odpoczynku! Planując dalej uszczegóławiamy kolejne zadania, kwalifikując je pod kątem pilności i przydzielając konkretny czas ich realizacji. Proste?

Planując dzień przyznajmy sobie prawo do wnoszenia poprawek, bo to pomoże uniknąć nam pułapki utopionych kosztów. O czym mowa? Jeżeli mamy wpisane w grafik wykonanie czynności, która idzie nam źle, to lepiej ją zostawić i zrobić coś z innego z dnia albo z późniejszej pory. Zmiana kolejności zadań bywa zbawienna.

Rutyna – idealny plan dnia?

Większości z nas rutyna kojarzy się z czymś nudnym i powtarzalnym, a artykuły i poradniki zewsząd krzyczą co robić, by jej uniknąć. Łatwo zaszufladkować ją do grupy czynności, z którymi należy walczyć, a przynajmniej unikać.

Tymczasem Słownik języka polskiego definiuje rutynę jako „wprawę, nabytą praktykę; doświadczenie, biegłość”. Planując dzień z uwzględnieniem rutyny, można skorzystać z techniki Pomodoro, po którą sięga ponad dwa miliony ludzi na całym świecie.

Nazwa pochodzi od kuchennego timera w kształcie pomidora. Na czym polega? Ustawiamy czas i wykonujemy codzienne zadania w blokach czasowych, przeplatanych krótkimi przerwami. Ta prosta zasada działania skutecznie zwiększa produktywność, pozwala skoncentrować się na celu i działać, nie oglądając się na posiadaną motywację, czy jej brak. Zasada opiera się na sześciu krokach:

wybieramy zadanie do wykonania – jeśli jest duże i niewykonalne w jednym bloku czasowym, dzielimy je na mniejsze, pojedyncze zadania,
nastawiamy zegar na 25 minut – jeżeli zadanie wymaga dłuższego czasu, ustawiamy konieczny czas, ale nie przekraczajmy 40-45 minut,
pracujemy nieustannie aż do końca odmierzonego czasu, unikając rozproszeń,
po sygnale zadanie odhaczamy jako wykonane,
obowiązkowo uwzględniamy krótką przerwę na odpoczynek, po wykonaniu zadania,
po czterech cyklach Pomodoro robimy dłuższą przerwę.

A może aplikacje?

Można korzystać z gotowych aplikacji do planowania dnia, np. ToDoIst, płatne Nozbe, które działają na komputerze i urządzeniach mobilnych. Są też formularze Google Docs, kalendarz Google z możliwością ustawiania przypomnień. Jeśli jesteś zainteresowany taką formą planowania, bez problemu w sieci znajdziesz gotowe aplikacje.

Planowanie dnia nie pomoże nam rozciągnąć doby do wymaganych ram czasowych, ale z pewnością pomoże lepiej wykorzystać czas. Mając plan dużo łatwiej nam ustalić czy i kiedy mamy czas, a w pewien sposób daje nam również poczucie panowania nad swoim życiem. W trudnych sytuacjach zawodowych czy życiowych, plan może mieć charakter terapeutyczny – pomaga szybciej wrócić na właściwe tory, zająć się codziennymi sprawami.