Jak zarządzać czasem ?
Współczesne tempo życia bywa przytłaczające i wydaje się jedną z największych przeszkód na drodze do szczęścia, sukcesu i satysfakcji. Umiejętność zarządza czasem, a konkretnie: sobą w czasie, wyrasta na jedną z najważniejszych. Przekonaj się, że zwiększenie efektywności wymaga przede wszystkim odpowiedniego nastawienia i kilku zmian. Doba nie stanie się dłuższa, ale wykorzystasz ją w znacznie lepszy sposób.
1. Dobry cel to podstawa
Trudno zarządzać sobą w czasie, gdy nie ma się właściwie pomysłu, w jakim celu to robić. Określanie celów – zarówno tych najważniejszych, zasadniczych, dotyczących całego życia, jak i codziennych, prozaicznych – jest prawdziwą sztuką, którą warto i trzeba opanować. Wypróbuj definiowanie swoich celów za pomocą specjalnej, polecanej przez specjalistów na całym świecie metody SMART(ER). Pod tym akronimem kryje się kilka angielskojęzycznych pojęć, które definiują właściwie określony cel. Powinien być on:
- specific, a więc bardzo konkretnie sformułowany – czego dotyczy, co ma być jego efektem, za pomocą jakich narzędzi ma zostać osiągnięty,
- measurable, czyli mierzalny – tylko wtedy można sprawdzić, w jakim stopniu został rzeczywiście zrealizowany,
- achievable, co można tłumaczyć jako osiągalny, realistyczny, nawet jeśli wymagający, to w zasięgu możliwości,
- relevant, czyli ważny, istotny, ambitny, bo tylko takie zmuszają do wysiłku i mają głębszy sens,
- trackable, co tłumaczy się m.in. jako określony w czasie, bo wiesz, kiedy ma zostać zrealizowany,
- exciting, czyli ekscytujący, wyzwalający dodatkową motywację, napędzający do działania,
- recorded, a więc zapisany, bo gdy mamy odnotowany cel (w aplikacji, na tablicy magnetycznej, na lodówce) – wciąż przypominasz sobie, jak jest ważny, co masz do zrobienia.
Zwróć uwagę, że każdy z tych punktów „rozjaśnia” pracę do wykonania. Zamiast zastanawiać się, jak podejść do poszczególnych etapów, a przez to tracić czas, od początku podążasz jasno wytyczoną ścieżką.
2. Odpoczynek, który zwiększa efektywność
Porady, jak zarządzać czasem, na ogół kojarzą się – całkiem słusznie – z poszukiwaniami sposobów na zwiększanie efektywności. Chcesz mieć większą kontrolę nad czasem, żeby osiągać lepsze wyniki w pracy czy rozwijać się. Tymczasem jedna z najważniejszych rad, które można udzielić w tej kwestii, brzmi dość zaskakująco: odpocznij. A raczej: naucz się efektywnie wypoczywać.
Wypoczynek jest niezbędny dla złapania dystansu, zwiększenia motywacji, a przede wszystkim zyskania sił na realizację wszystkich wyzwań. Jeżeli sądzisz, że zarządzanie czasem polega na tym, by przez 20-21 godzin na dobę działać na najwyższych obrotach, wszystko robiąc w biegu, by na końcu spać te 3-4 godziny…
Znajdź sposoby na wydajny wypoczynek. Zadbaj o jakość snu i drzemek. Złap kontakt z przyrodą. Uprawiaj sport, zadbaj o zdrową dietę i równie zdrowy tryb życia. Jeżeli chcesz lepiej odnajdywać się w tak dynamicznym i wymagającym świecie, zacznij od złapania głębokiego oddechu. Bez umiejętności ładowania baterii, wyczerpanie nadejdzie zbyt szybko i zbyt gwałtownie.
3. Kontroluj się – bez tego ani rusz
Jednym z najtrudniejszych elementów skutecznego zarządzania sobą w czasie jest egzekwowanie od siebie założeń i planów. Im więcej samodzielności (np. w związku z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej, pracą freelancerską), tym trudniej o organizację. Gdy nie jesteś poddany bezpośredniej kontroli przełożonego, a sam musisz od siebie wymagać najwięcej, skorzystaj z dobrodziejstw współczesnej technologii.
Nie brakuje bezpłatnych i funkcjonalnych aplikacji, które porządkują dzień, pozwalają nadać sprawom odpowiedni priorytet czy przypomnieć o zadaniach wtedy, gdy to potrzebne. Mowa o banalnych w obsłudze, za to niezwykle przydatnych narzędziach skupionych wokół funkcji kalendarza, przypomnień czy list to-do. „Zaprzyjaźnij się” z nimi, aby błyskawicznie zauważyć różnicę w zarządzaniu sobą w czasie.
4. Skup się na tym, co ważne
Poczucie, że czas przepływa Ci przez palce i jest najzwyczajniej w świecie marnowany, prawdopodobnie wynika z faktu, że poświęcasz go na rzeczy, które nie są dla Ciebie ważne, nie dają satysfakcji, pieniędzy, radości z życia. Osiągnięcie kontroli nad czasem wymaga zatem daleko idących zmian, które polegają na nadaniu szczególnego priorytetu wybranym elementom codzienności.
Zadaj sobie kilka pytań pomocniczych i zastanów się, jaka jest relacja między tym, co dla Ciebie ważne, a tym, jak zarządzasz swoim czasie.
- Czy praca, którą wykonujesz, satysfakcjonuje Cię? Jakie są jej największe plusy i minusy?
- Ile czasu poświęcasz bliskim osobom i w jaki sposób spędzacie wspólny czas?
- Jak odpoczywasz w przerwie od pracy czy domowych obowiązków?
- Jakie są Twoje podstawowe obowiązki domowe i w jaki sposób możesz je uprościć, przyspieszyć, zoptymalizować?
- Czy działasz według konkretnego planu dnia, czy większość decyzji i kroków podejmujesz spontanicznie, bez przygotowania?
- Czy są rzeczy, na które nie masz obecnie czasu, ale bardzo Ci na nich zależy? Dlaczego to dla Ciebie takie ważne?
Każdy z nas udzieli innych informacji na te pytania, w głowie zresztą się zresztą kolejne. Ta pogłębiona refleksja nad szeroko pojętym stylem życia, które prowadzisz, pomoże w przeprowadzeniu zmian, które pozwolą zwiększyć kontrolę nad czasem, nad tym, jak go wykorzystujesz.x
4. Rozwijaj się
Bardzo ważnym jest też, aby zrozumieć, że zarządzanie sobą w czasie jest nieustającym procesem nauki. Nie ma ludzi nieomylnych, perfekcyjnych w każdym calu. Nie ma też nic złego w tym, że czasami Twój plan nie zostanie zrealizowany, że nie uda się osiągnąć wszystkiego. Niepowodzeń tego typu nie można traktować jako porażki, która demotywuje czy przekreśla sens wszystkich podjętych starań.
Rozwój nie zawsze przebiega bezboleśnie. Nie ma też uniwersalnych, zawsze sprawdzających się metod. Trzeba próbować, uczyć się i nie zamykać na nowości, inne podejście.
Zarządzanie sobą w czasie wymaga trzymania się w pewnych określonych ramach – a jedną z takich ram może być edukacja dla ciągłego rozwoju. Na stronie kursy e-learning (kursy-edu.net.pl) zyskujesz dostęp do bezpłatnych kursów online, m.in. na temat perswazji, motywacji czy pewności siebie. Udział w darmowym szkoleniu internetowym jest sensownym sposobem na wykorzystanie czasu – a przy okazji cenną lekcją, która przydaje się w życiu zawodowym i prywatnym.
6. Korzystaj z ciekawych technik i koncepcji
Sposoby na zarządzanie czasem zawodowym czy prywatnym są przedmiotem dyskusji i badań od dziesiątek lat. Dzięki temu powstało (i wciąż powstają) kolejne koncepcje oraz techniki, których zastosowanie w praktyce może przynieść satysfakcjonujące efekty. To m.in.
- Pomodoro,
- Krzywa wydajności REFA,
- Metoda GTD,
- Metoda ALPEN,
- Procedura OATS,
- Zasada 168 godzin,
- Metoda Salami,
- Zasada 2 minut,
- Metoda 4D…
… i wiele, wiele innych. Nie sposób wymienić je wszystkie w jednym artykule. To od Ciebie zależy, które z nich zechcesz poznać lepiej, a przede wszystkim przekonać się na własnym przykładzie, czy przynoszą oczekiwane rezultaty. W Internecie znajdziesz mnóstwo bezpłatnych i przystępnych materiałów, które przybliżają poszczególne koncepcje i techniki zarządzania czasem.
7. Nie zapomnij o nagrodzie
Za dobrze wykonaną pracę i podjęty wysiłek należy się nagroda, prawda? Nie zapominaj o tym, jeżeli chcesz lepiej zarządzać sobą w czasie. Skoro ma to wszystko mieć sens, nagradzaj się, doceniaj każdy dobrze przeżyty dzień.
Podsumowanie
Jak widzisz, na zarządzanie czasem można spojrzeć z wielu rozmaitych perspektyw. To istotne, aby wyciągać wnioski i ciągle podejmować trud zmiany na lepsze. Dobrym pomysłem na wykorzystanie czasu jest udział w kursach online kursy internetowe z Certyfikacją – Firma Szkoleniowa Kar-Group (szkolenia-kargroup.eu), ponieważ to szybki sposób na zgromadzenie przydatnej wiedzy, a także zdobycia certyfikatu, którego można później użyć w procesie rekrutacji lub podczas starań o awans.
